Wenn die Menschen glauben, dass Sie Hintergedanken haben, werden sie Ihnen nicht trauen und sie werden wahrscheinlich verunsichert. Wenn es einen triftigen Grund dafür gibt, dass Sie ihnen nicht alles sagen können, dann sagen Sie das einfach. Anderenfalls werden sie es als ausweichend interpretieren. Seien Sie in guten Zeiten wie in schlechten Zeiten ehrlich.
Nutzen Sie Kommunikation als ein angstlinderndes Instrument. Halten Sie die Menschen über laufende Projekte auf dem aktuellen Stand. Wenn ein wichtiger Termin ansteht, tauschen Sie sich regelmäßig sowohl mit höheren Vorgesetzten als auch mit Mitarbeitern aus und lassen Sie sie wissen: »Hey, wir sind in guter Form.« Wenn Sie wissen, dass ein Problem oder Ereignis jemandem auf der Seele brennt, seien Sie proaktiv und halten Sie ihn/sie auf dem Laufenden. Wenn sie nichts hören, neigen Menschen dazu, das Schlimmste anzunehmen. Je mehr Sie sich austauschen, desto weniger Verunsicherung wird es geben. Bemühen Sie sich immer, durch regelmäßige Kommunikation zu entmystifizieren und zu beruhigen.
Bombardieren Sie Menschen nicht mit zu vielen Informationen. Wenn Sie ständig sprechen und tausende E‐Mails schicken, werden die Menschen Sie ausblenden. Stellen Sie sicher, dass sie die Information wirklich benötigen. Überlegen Sie sich gut, wen Sie bei Ihren E‐Mails in Kopie setzen. Sagen Sie geradezu: »Wenn ich Sie in Kopie setze und Sie keine Kopie benötigen, lassen Sie es mich bitte wissen.« Verwenden Sie nie Blindkopien. Überfrachten Sie auch nicht ihre Posteingänge über das Wochenende. Sie werden sich nur überfordert fühlen und den Montagmorgen fürchten.
Fragen Sie sich stetig: »Was weiß ich, das andere vielleicht auch wissen müssen?« Ironischerweise beklagen sich Menschen zwar über zu viele Meetings und zu viele E‐Mails, haben aber dennoch das Gefühl, nicht die Informationen zu bekommen, die sie wirklich brauchen. Denken Sie immer darüber nach, welche Informationen Sie an die Menschen weitergeben müssen, damit diese ihren Job so gut wie möglich machen können.
Kommunizieren Sie wichtige Dinge mehr als einmal und auf viele verschiedene Arten und Weisen. Wenn es eine Botschaft von entscheidender Bedeutung ist, dann wollen Sie sie vielleicht auf zehn verschiedene Arten und Weisen überbringen: in Meetings, in E‐Mails, in Firmennewslettern, in Routinegesprächen über Projekte. Denken Sie daran, dass Ihre Botschaft eine Informationsflut durchbrechen muss, daher ist es besser, sie zu oft zu wiederholen, als das Risiko einzugehen, dass sie überhört wird. Seien Sie sich außerdem über die bevorzugten Kommunikationsmethoden der Menschen im Klaren – einige bevorzugen E‐Mails, andere bevorzugen Telefonate, wieder andere bevorzugen persönliche Gespräche – und nutzen Sie diese, wenn möglich.
Sorgen Sie mit Feingefühl dafür, dass sich virtuelle Arbeitnehmer als Teil des Teams und »auf dem Laufenden« fühlen. Mit anderen Worten, nutzen Sie Skype oder Videokonferenzen, wann immer es möglich ist. Leicht fühlen sich diese Arbeitnehmer vom Rest des Unternehmens abgeschnitten. Ihr Gesicht auf dem Bildschirm zu sehen, wird helfen. Bei den seltenen Gelegenheiten, zu denen Sie einen Telearbeiter persönlich treffen, nutzen Sie diese bestmöglich. Versuchen Sie, etwas Spaß zu haben. So senden Sie die Botschaft, dass sie ein Kernstück des Teams sind und dass sie Ihnen wirklich wichtig sind.
Gehen Sie nicht davon aus, dass die Menschen hören, was Sie sagen. Überprüfen Sie es, indem Sie sie fragen, ob sie es verstanden haben. Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter in einer Form auf Sie reagieren, die Ihnen deutlich macht, dass sie wirklich »gehört« haben, was Sie gesagt haben. (Wie bereits erwähnt, ist das Teil des aktiven Zuhörens.) Wie Sie als Führungskraft kommunizieren, dient als Vorbild, aber wenn sie es nicht aufgreifen, zögern Sie nicht, es anzusprechen. Erläutern Sie auch die Bedeutung von guten Kommunikationspraktiken, damit Ihre Mitarbeiter sie auch anwenden.
Kommunizieren Sie regelmäßig Lichtblicke und Siege. Das ist die Art von Kommunikation, die sich für Führungskräfte und Mitarbeiter gut anfühlt. Sie fällt Führungskräften nicht immer leicht, weil wir gelernt haben, nach Problemen Ausschau zu halten und diese zu lösen, aber wir müssen oft positive Nachrichten überbringen. Forschungen haben ein Verhältnis von 3:1 ergeben – drei positive für jede negative Nachricht –, damit die Menschen mit Ihnen als Person und Führungskraft zufrieden sind. Nehmen Sie sich vor, diese Art von Nachrichten zu senden.
Machen Sie gute Kommunikation zu einem Teil Ihrer Kultur. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Botschaften über den Wert von Kommunikation senden. Seien Sie ein unbefangener Kommunikationspartner. Halten Sie Ihre Tür offen und stellen Sie sicher, dass die Menschen jederzeit mit Ihnen sprechen können. Wenn sie mit ihren Anliegen zu Ihnen kommen, heißen Sie sie willkommen und seien Sie äußerst responsiv. Ermutigen Sie die Menschen, so lange nachzufragen, bis sie alles verstanden haben. Lassen Sie sie nicht das Gefühl bekommen, dass sie Sie unterbrechen oder stören.
Richten Sie Systeme ein, damit die Menschen die Bedeutung von regelmäßiger Kommunikation »erfassen«. Ordnen Sie beispielsweise an, dass sie ihre To‐do‐Liste mehrmals pro Woche schicken, damit Sie genau wissen, woran sie gerade arbeiten. Vielleicht möchten Sie mindestens einmal pro Woche einige Stunden vorsehen, in denen Mitarbeiter zu Ihnen persönlichen Kontakt aufnehmen können. In dieser Zeit können sie mit allen Anliegen oder eventuellen Fragen an Sie herantreten. So üben beide Seiten, sich Zeit für den Fokus auf Kommunikation zu nehmen.
Bei Kommunikation geht es darum, wie Arbeit erledigt wird. Großartige Kommunikation ist ein Multiplikator für Wirksamkeit. Sie macht alles, was Sie tun, effektiver.
Wenn Sie Ihren Fokus darauf richten, wie gut Sie kommunizieren, und sich wirklich vornehmen, besser zu werden, werden Sie überrascht sein, wie viel Verbesserung Sie sehen werden. Vielleicht stellen Sie fest, dass weniger Fehler gemacht werden und dass die Menschen ihre Fristen häufiger einhalten. Vielleicht stellen Sie fest, dass es insgesamt weniger Verunsicherung, mehr Engagement und eine positivere Kultur gibt. Kein schlechter Lohn für das Achtgeben auf die Botschaften, die Sie senden.
7 Machen Sie sich klar, wie man Dinge erledigt: Treten Sie bei den Ideen auf die Bremse; treten Sie bei der Umsetzung aufs Gas
Sind Sie je aus einem Brainstorming gekommen, völlig aufgekratzt wegen all der großartigen Ideen, nur um später zu erkennen, dass keine einzige Früchte getragen hat?
Den meisten Unternehmen mangelt es nicht an großartigen Ideen und großartige Ideen sind wichtig. Innovation ist wertvoll. Sie lässt uns auf Zack und wettbewerbsfähig bleiben. Außerdem ist es leicht und macht Spaß, sich über große Ideen zu ereifern. Nicht ganz so sexy ist es, sie umzusetzen. Und deshalb tun es diese Unternehmen allzu oft einfach nicht.
Die Neigung, die Umsetzung nicht zu erreichen, stellt ein Unternehmen vor große Herausforderungen. In einer Geschäftswelt, die immer komplexer wird und sich jeden Tag schneller dreht, ist es eine Überlebensfertigkeit, Ideen schnell und effektiv umsetzen zu können. Wettbewerber sind überall und Kunden sind extrem anspruchsvoll. Die Organisationen, die unter diesen herausfordernden Bedingungen gut abschneiden, sind diejenigen, deren Führungskräfte Umsetzung bevorzugen. Das heißt nicht, dass sie innovatives Denken zu verhindern suchen, sondern dass sie wissen, wie man Grenzen darum zieht und es operationalisiert.
Wenn große Ideen schnell und heftig fließen, gleicht der Versuch, sie alle zu verarbeiten, dem Trinken aus einem Feuerwehrschlauch. Die Menschen sind so überfordert, dass sie nicht alles aufnehmen und mit gar nichts weitermachen können. (Das gilt besonders für Kleinunternehmen, wo jeder so stark mit dem Alltagsgeschäft beschäftigt ist, dass nur wenig Zeit für etwas anderes bleibt.) Letztlich bearbeiten sie unzählige Dinge nur oberflächlich, anstatt sich einige herauszusuchen und diese wirklich gut zu erledigen.
Meiner Erfahrung nach ist die Organisation, die ein oder zwei Ideen auswählen und unerbittlich daran arbeiten kann, dass sie Früchte tragen, weitaus erfolgreicher
