Organisationsstruktur des Instituts
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Zunächst erfolgt die Erfassung der Organisationsstruktur des Instituts mitsamt der Geschäftsbereiche und ggf. -abläufe.
a) Aufbauorganisation
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Um dem Leser einen Überblick über die Organisation des Instituts zu verschaffen, bietet es sich an, zu Beginn der Erläuterungen die individuelle Aufbauorganisation abzubilden. Dies kann z.B. auf Basis eines Organigramms des Instituts erfolgen.
b) Aufgaben und Tätigkeiten der Geschäftsbereiche
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Im Anschluss sollte auf die Aufgaben und Tätigkeiten der einzelnen Geschäftsbereiche näher eingegangen werden. Der Fokus sollte hier auf die Bereiche mit direktem Kundenkontakt gelegt werden, da von diesen üblicherweise ein erhöhtes Geldwäscherisiko ausgeht.
c) Auslagerungen
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Eine Auslagerung liegt vor, wenn ein anderes Unternehmen mit der Wahrnehmung solcher Aktivitäten und Prozesse im Zusammenhang mit der Durchführung von Bankgeschäften, Finanzdienstleistungen oder sonstigen institutstypischen Dienstleistungen beauftragt wird, die ansonsten vom Institut selbst erbracht würden. An die Auslagerung von wesentlichen Aktivitäten bzw. Prozessen sind besondere Anforderungen gestellt.[36] Im Zusammenhang mit der Risikoanalyse nach § 5 GwG können Auslagerungen in zweierlei Hinsicht relevant sein.
aa) Auslagerungen wesentlicher Unternehmensaktivitäten
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Das Institut kann durch die Auslagerung wesentlicher Unternehmensaktivitäten Geldwäscherisiken ausgesetzt sein. Beispielhaft genannt sei die operative Durchführung des Kundenannahmeprozesses: Erfolgt hier eine Auslagerung auf einen externen Dienstleister, kann sich das Risiko erhöhen, dass neue Kunden ohne umfassenden, den Anforderungen des GwG entsprechenden Annahmeprozess angenommen werden. Um solche Auslagerungsrisiken beurteilen zu können, sollten Art und Umfang wesentlicher Auslagerungen in der Risikoanalyse beschrieben werden.
bb) Auslagerung von internen Sicherungsmaßnahmen nach § 6 GwG bzw. § 25h KWG
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Institute sind befugt, interne Sicherungsmaßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche auf Dritte auszulagern, § 17 Abs. 5 GwG. Hierzu ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen dem Institut und der dritten Person bzw. dem dritten Unternehmen erforderlich und das Institut hat sicherzustellen, dass die dritte Person bzw. das dritte Unternehmen den Vorschriften des GwG entsprechen. Die inhaltliche Ausgestaltung des Auslagerungsvertrags bleibt den Vertragsparteien überlassen.[37]
Auch diese Art der Auslagerung kann das Institut zusätzlichen Geldwäscherisiken aussetzen, z.B. dann, wenn der externe Dienstleister ausgelagerte Kundensorgfaltspflichten nach §§ 10 ff. GwG unzureichend erfüllt. Um solche Auslagerungsrisiken beurteilen zu können, sind Art und Umfang ggf. ausgelagerter Sicherungsmaßnahmen in der Risikoanalyse zu beschreiben.[38]
d) Auslandsfilialen
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Es sollten, sofern vorhanden, die Auslandsfilialen des Instituts beschrieben werden. Je nach Standort kann von diesen ein erhebliches Geldwäscherisiko ausgehen. So sind insbesondere Auslandsfilialen in Ländern auf Sanktions- und Embargolisten, sowie in Steuerparadiesen mit Vorsicht zu betrachten.
aa) Vertretene Unternehmensbereiche
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Es sind zunächst die in den Auslandsfilialen vertretenen Unternehmensbereiche, also insbesondere die von diesen über die Auslandsfilialen vertriebenen Produkte und Dienstleistungen darzustellen.
bb) Kundenstruktur
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Weiter ist die Kundenstruktur der Auslandsfilialen darzustellen. Die Erläuterung sollte auf den für das Institut relevanten Kundensegmenten aufsetzen (vgl. hierzu weiter unten Rn. 75) und die für die Auslandsfilialen relevanten Segmente bzw. etwaige Besonderheiten in der Kundenstruktur beschreiben.
e) Repräsentanzen
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Sofern relevant, sollte im Rahmen der Bestandsaufnahme der institutsspezifischen Situation auch eine Beschreibung der Tätigkeiten der Repräsentanzen erfolgen.[39]
f) Tochterunternehmen und Beteiligungen
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Naturgemäß können auch von rechtlich selbstständigen Tochterunternehmen[40] und Beteiligungen[41] des Instituts Geldwäscherisiken ausgehen.
Vor diesem Hintergrund hat eine (ggf. gestraffte) Beschreibung des Unternehmensgegenstands der Tochterunternehmen und Beteiligungen zu erfolgen.
2. Kapitel Risikoanalyse nach § 5 GwG: Identifizierung der Risiken der Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstigen strafbaren Handlungen › C. Durchführung der Risikoanalyse › I. Schritt 1: Bestandsaufnahme der institutsspezifischen Situation › 2. Geschäftstätigkeit des Instituts
2. Geschäftstätigkeit des Instituts
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Es folgt eine Beschreibung der Geschäftstätigkeit des jeweiligen Instituts. Diese kann grds. nach Belieben gestaltet werden, es bietet sich aufgrund von Praxiserfahrung jedoch folgende Struktur an.
a) Aufgaben und Unternehmensgegenstand
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In den meisten Fällen erfolgt zu Beginn eine Beschreibung der Aufgaben des Instituts und seines Unternehmensgegenstands, also die Art der Institutstätigkeit. Dies dient dazu, etwaigen betriebsfremden Lesern, wie z.B. Aufsichtsbehörden oder externen Prüfern einen Überblick über das Institut zu verschaffen. Je ausgefallener bzw. ungewöhnlicher der Unternehmensgegenstand, desto umfassender sollte die Beschreibung ausfallen.
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In der Praxis hat sich außerdem eine Auflistung der vom Institut erbrachten Bankgeschäfte nach § 1 Abs. 1 KWG als hilfreich erwiesen.
b) Gesellschaftsrechtliche Struktur
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