звороти в документах слід уживати на початку речення: Враховуючи… Беручи до уваги… Розглянувши… Вважаючи…
7. Мовні засоби, що використовують для укладання ділових паперів, мають відповідати нормам літературної мови й бути зрозумілими для широкого кола читачів.
8. Викладаючи інформацію в діловому папері, варто вживати прямий порядок слів у реченнях.
9. Частовживаними в документах є інфінітивні конструкції: створити комісію…; затвердити пропозицію…; попередити правління…
10. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую…; пропоную…
11. Скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури пишуть у справочинстві за загальними правилами: р-н, обл., км, наприклад, канд. філол. наук.
12. Укладаючи будь-який документ, варто надавати перевагу простим реченням і використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний… Високошановний… Вельмишановний… Високоповажний…
Оформлення сторінки документа
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210 мм) та А5 (146 х 210 мм).
Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги (поля): лівий – 35 мм; правий – не менше 8 мм, верхній – 20 мм, нижній для формату А4 – 19 мм, для формату А5 – 16 мм.
Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ розміщений більш ніж на одній сторінці, то слід пам’ятати:
– на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обов’язково має бути не менше двох рядків тексту;
– лише першу сторінку документа оформлюють на бланку. Друга і наступні сторінки – чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;
– не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.
Переносів у текстах документів уникають.
Сторінки документа нумерують у правому верхньому кутку без крапок і тире на відстані 10 мм.
Рубрикація – зовнішнє вираження композиційної структури тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту тексту, його обсягу, тематики й призначення (розділ, підрозділ, пункт, підпункт). Одним із виявів рубрикації є абзац – відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Поділ на абзаци нерідко супроводжується нумерацією.
У документах використовують традиційну й нову системи рубрикації.
Традиційна система рубрикації має такий вигляд:
I
1
2
3:
а);
б);
в)
II
Нова система рубрикації:
1.1.1
1.1.2…
1.2.1
2.1.1…
Реквізит як основна структурна частина документа
Усі
