das Risiko von Fehlern reduziert und ein Missbrauch öffentlicher Gelder grundsätzlich ausgeschlossen werden.
Auf einen Blick: Haushalts- und Kassenvollzugsphase
Der Haushalts- und Kassenvollzug erfolgt im jeweiligen Haushaltsjahr, welches grundsätzlich dem Kalenderjahr entspricht, soweit nicht für einzelne Bereiche durch Gesetz oder Verordnung etwas anderes bestimmt ist. Diese Ausführungsphase beinhaltet die Mittelbewirtschaftung und damit das Zusammenspiel zwischen der Zahlungsanweisung, d. h. die Erstellung und die Erteilung der Kassenanordnungen und deren Dokumentation, und der Zahlungsabwicklung durch die Kommunalkasse. Über das gesetzlich geforderte Trennungsprinzip dürfen die Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung nicht von denselben Beschäftigten ausgeführt werden.
Mit der abschließenden Rechnungslegung nach dem Abschlusstag am 31.12. des Haushaltsjahres wird gegenüber der Vertretung und indirekt auch gegenüber den Bürgern sodann der Nachweis der bestimmungsgemäßen Verwendung der Haushaltsmittel geführt. Die Aufstellung des Jahresabschlusses kann insofern als Offenlegung von Informationen verstanden werden. Der ex post Dokumentation kommt, demokratie-theoretisch bedingt, im Vergleich zur ex ante Sicht, d. h. der Aufstellungsphase mit dem Haushaltsplan als Ergebnis, jedoch nur eine nachgeordnete Bedeutung zu.
§ 128 I NKomVG formuliert zum Jahresabschluss:
(1)1Die Kommune hat für jedes Haushaltsjahr einen Jahresabschluss nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung klar und übersichtlich aufzustellen. 2Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen.
Bei dem Vergleich des beschlossenen Haushalts mit dem Jahresabschluss nach §§ 128 ff. NKomVG i. V. m. §§ 50 ff. KomHKVO werden über den Rechenschaftsbericht erste Erkenntnisse festgehalten.
§ 57 I 1 und 2 KomHKVO formulieren zum Rechenschaftsbericht:
(1)1Im Rechenschaftsbericht werden, den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend, der Verlauf der Haushaltswirtschaft und die finanzwirtschaftliche Lage der Kommune dargestellt. 2Dabei wird eine Bewertung der Jahresabschlussrechnungen vorgenommen.
Dieser Rechenschaftsbericht ist dem Anhang des Jahresabschlusses beizufügen. Über ihn werden unter anderem erhebliche Abweichungen von den Ansätzen erläutert und das Ergebnis der Haushaltswirtschaft festgestellt. Die Haushaltswirtschaft umfasst dabei alle Handlungen, Maßnahmen und Entscheidungen aller Ebenen in der Vertretung und der Verwaltung, die mit der Planaufstellung, Festsetzung, Vollzug und Rechenschaftslegung einschließlich der Entlastung zusammenhängen. Damit verbunden sind alle Dinge und Tätigkeiten, die zur Vorbereitung der jährlichen Haushaltswirtschaft der Kommune, der Aufstellung der Haushaltssatzung und der Ausführung des Haushaltsplans, einschließlich der Verwaltung des kommunalen Vermögens und der Schulden, anfallen. Auch die Vorbereitung, Aufstellung und Feststellung sowie Prüfung des Jahresabschlusses sind der Haushaltswirtschaft zuzurechnen.
Für die Aufstellung des Jahresabschlusses gibt es eine zeitliche Vorgabe bis zum 31.03. des Folgejahres.
§ 129 I 1 NKomVG formuliert zur Aufstellung des Jahresabschlusses:
(1)1Der Jahresabschluss ist innerhalb von drei Monaten nach Ende des Haushaltsjahres aufzustellen; der konsolidierte Gesamtabschluss soll innerhalb von neun Monaten nach Ende des Haushaltsjahres aufgestellt werden.
Der aufgestellte Jahresabschluss wird sodann an das Rechnungsprüfungsamt weitergeleitet.
Auf einen Blick: Abschlussphase
Die Abschlussphase beginnt nach dem Abschlusstag des jeweiligen Haushaltsjahres. Zu dieser Rechenschaftslegung gehört die Aufstellung des Jahresabschlusses, welcher innerhalb von drei Monaten nach dem Ende des Haushaltsjahres zu erfolgen hat. Im Jahresabschluss sind sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen sowie die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune darzustellen. Über den Rechenschaftsbericht, der dem Anhang des Jahresabschlusses beizufügen ist, werden, den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend, der Verlauf der Haushaltswirtschaft und die finanzwirtschaftliche Lage der Kommune dargestellt.
Gemäß §§ 153 ff. NKomVG folgt die örtliche Prüfung des Abschlusses durch das nur der Vertretung gegenüber verantwortliche Rechnungsprüfungsamt. Prüfungsinhalte und -ergebnisse werden in einem Schlussbericht schriftlich festgehalten.
§ 156 III NKomVG formuliert zum Schlussbericht innerhalb der Jahresabschlussprüfung:
(3)Das Rechnungsprüfungsamt hat seine Bemerkungen jeweils in einem Schlussbericht zusammenzufassen.
Zu den Bemerkungen im Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes nimmt der Hauptverwaltungsbeamte mit Hilfe der Organisationseinheiten Stellung.
§ 156 IV 1 NKomVG formuliert zur Jahresabschlussprüfung:
(4)1Der um die Stellungnahme der Hauptverwaltungsbeamtin oder des Hauptverwaltungsbeamten ergänzte Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamts ist frühestens nach seiner Vorlage in der Vertretung (§ 129 Abs. 1 Satz 2) an sieben Tagen öffentlich auszulegen; die Auslegung ist öffentlich bekannt zu machen.
Diese Unterlagen werden sodann zusammen mit dem auf Vollständigkeit und Richtigkeit festgestellten Jahresabschluss an die Vertretung geleitet.
§ 129 I 2 NKomVG formuliert zum Beschlussverfahren des Jahresabschlusses:
(1)2Die Hauptverwaltungsbeamtin oder der Hauptverwaltungsbeamte stellt jeweils die Vollständigkeit und Richtigkeit der Abschlüsse fest und legt sie der Vertretung unverzüglich mit dem jeweiligen Schlussbericht der Rechnungsprüfung und mit einer eigenen Stellungnahme zu diesem Bericht vor.
Mit diesen Unterlagen kann sich die Vertretung nun darüber informieren, ob die Haushaltswirtschaft des abgeschlossenen Haushaltsjahres auf der Basis der Haushaltsplanung ordnungsgemäß geführt wurde. Es erfolgt sodann der Beschluss über den Jahresabschluss und die Entlastung des Hauptverwaltungsbeamten durch die Vertretung.
§ 58 I Nr. 10 NKomVG formuliert zur Zuständigkeit der Vertretung:
(1)Die Vertretung beschließt ausschließlich
